Интеграция без границ: как мы объединили продажи, закупки и монтаж в Битрикс24

Компания Hikvision24, специализирующаяся на поставках и монтаже систем видеонаблюдения, контроля доступа и сигнализации. Компания столкнулась с ограничениями функционала AmoCRM, которым они ранее пользовались.

Бизнес рос, процессы усложнялись: появилась необходимость четко разделять продажи, логистику и выездные работы монтажных бригад. Стандартная воронка в AmoCRM перестала справляться с нагрузкой и не отражала реальные бизнес-циклы компании.

Для решения этой задачи руководство компании обратилось к нам с запросом на миграцию данных и внедрение более гибкого инструмента — Битрикс24, который позволил бы автоматизировать не только отдел продаж, но и смежные отделы (закупки, логистику, монтаж).

Какие задачи:

Перед началом проекта мы совместно с клиентом сформулировали ключевые цели:

• Миграция данных: перенос базы клиентов (более 15 000 контактов), текущих сделок и задач из AmoCRM в Битрикс24 без потери информации.
• Разделение процессов: создание отдельных рабочих пространств (воронок) для продаж, монтажа и закупок, так как каждый отдел работает по уникальной логике.
• Автоматизация рутины: исключение человеческого фактора при передаче заказов между отделами (из продаж в закупку, на логистику, на монтаж).
• Контроль качества: внедрение системы, которая не позволит сотрудникам пропускать критические этапы работы (контроль заполнения полей, автоматические задачи-напоминания).
• Единый центр коммуникаций: подключение всех каналов связи (WhatsApp, Telegram, MAX, почта, телефония) к CRM для сохранения истории общения с клиентом.

Комплексная автоматизация: от воронки продаж до монтажа

Для достижения поставленных целей мы провели полный цикл внедрения, адаптируя стандартный Битрикс24 под уникальную структуру компании Hikvision24.

1. Архитектура CRM и миграция данных

Первым делом мы выполнили базовые настройки, пригласили пользователей и создали структуру компании. После базовых настроек, основываясь на бизнес-процессах компании, мы приступили к настрайкам раздела CRM, а именно спроектировали структуру из четырех воронок:

• «Отдел продаж»: основная воронка для обработки входящего потока клиентов.
• «Монтаж»: для учета выездных работ и занятости специалистов.
• «Закупка/логистика»: внутренняя воронка для снабжения и доставки товаров на склад.
• «Карантин»: для «зависших» сделок, требующих дополнительного контроля.

После настройки воронок мы настроили поля карточек сделок под каждое направление, а также создали необходимые поля для карточек контактов и компаний.

Когда основа радела CRM была готова, мы успешно перенесли из AmoCRM более 15 000 контактов и компаний, все активные сделки и существующие задачи менеджеров по конкретным клиентам.

2. Сквозная автоматизация процессов (Бизнес-процессы)

Воронки созданы, поля настроены, клиенты и сделки есть, казалось бы, можно приступать к работе, но нет. Для корректной работы менеджеров мы настроили роботов, которые позволяют не забывать о важных делах по клиентам, а для руководства позволяют контролировать работу своих сотрудников.

Ключевой частью проекта стала настройка бизнес-процессов, связывающих воедино работу всех отделов.

Мы реализовали сложный сценарий «Продажа → Закупка → Логистика → Доставка/Монтаж»:

• Когда менеджер продаж получает оплату и переводит сделку на этап «Оплата получена», система автоматически ставит задачу на закупщика, который в свою очередь создаёт элемент по закупке в своей воронке «Закупка/логистика» и ведёт по своим этапам.
• Как только закупщик завершает свою задачу, сделка в отделе продаж автоматически двигается дальше по стадиям, на этап «На сборке», и тут же создается задача для логиста – Организовать доставку от поставщика на склад.
• После поступления товара на склад, логист закрывает свою задачу, сделка переносится на стадию «На складе», и система анализирует поля сделки и в зависимости от того, какие поля заполнены, ставится соответствующая задача (монтаж, доставка ТК, доставка курьером).
• В случае если клиенту необходим монтаж, задача ставится на ответственного за сделку менеджера, для того чтобы тот начал работу по подготовке монтажа (согласование времени с клиентом, подбор специалиста по монтажу)

3. Автоматизация работы монтажной бригады

Для воронки «Монтаж» мы разработали отдельную логику:

• При назначении ответственного монтажника и даты выезда, в день события сделка переносится на нужный этап, а специалисту ставится задача с адресом объекта и составом работ.
• После завершения работ, монтажник заполняет отчёт по выполненным работам, и после его заполнения данные автоматически заносятся в сделку.
• Важная доработка: мы создали график рабочих дней монтажников. Теперь менеджеры при планировании выезда видят в календаре занятость сотрудников, а дата осмотра или монтажа автоматически бронируется в календаре монтажника, исключая двойные назначения.

4. Единый центр коммуникаций и документооборот

Для удобства менеджеров мы подключили к Битрикс24 все источники коммуникаций:

• Мессенджеры: WhatsApp, Telegram, MAX.
• Телефония Mango Office.
• Электронная почта.

Все коммуникации с клиентом теперь в рамках единой системы, а переписка и звонки прикрепляются к карточкам клиентов.

Также мы настроили генерацию документов: по двум разработанным шаблонам менеджеры могут в один клик формировать коммерческие предложения или договоры прямо из сделки.

Результаты:

• Ускорение процессов: сквозная автоматизация закупок и логистики сократила время передачи информации между отделами с нескольких часов до нескольких секунд. Исключен риск «забыть» заказать товар или отправить его на доставку.
• Прозрачность: руководство в режиме реального времени видит, на каком этапе находится каждый заказ: ждет ли он закупки, в пути или уже у монтажников.
• Упрощение процесса постановки монтажа: благодаря автоматическим задачам и событиям календаря, менеджерам легко передавать клиентов на монтаж коллегам, а монтажникам стало проще отчитываться по проделанным работам.
• Сохранность данных: объединение всех каналов связи в CRM создало единую историю взаимодействия с каждым клиентом.